Знакомая картинка. Заказы идут, выручка растёт, на счёте регулярно появляются хорошие суммы. А в конце месяца вы платите аренду, зарплаты, налоги, поставщикам, и снова сидите с почти пустым счётом и одним вопросом: где деньги. Работаете больше всех, обороты приличные, а ощущение, что крутите педали на месте.
Это не ваша личная беда и не значит, что вы плохо считаете. Это значит, что в бизнесе нет управленческого учёта, и вы принимаете решения вслепую, по остатку на счёте. А остаток на счёте врёт, и сейчас разберёмся, почему.
Почему бухгалтерия не отвечает на вопрос «сколько я заработал»
Первая ловушка в том, что у вас вроде бы есть бухгалтер или сервис бухгалтерии, и кажется, что финансы под контролем. Но бухгалтерия и управленческий учёт это разные вещи, которые решают разные задачи.
Бухгалтерия отвечает перед государством. Её задача правильно посчитать налоги и вовремя сдать отчётность, чтобы не было претензий от налоговой. Она смотрит назад и говорит на своём языке, в котором ваша живая прибыль растворяется среди проводок и регламентов.
Управленческий учёт отвечает перед вами. Его единственная задача показать, сколько вы реально заработали, куда уходят деньги и хватит ли их завтра. Он нужен не налоговой, а лично собственнику, чтобы спать спокойно и принимать решения с открытыми глазами. Если этого учёта нет, то и бухгалтер не виноват, просто вы спрашиваете ответы у инструмента, который для этих ответов не предназначен.
Три отчёта, которые правда нужны, без занудства
Пугающие слова управленческий учёт на деле сводятся к трём простым таблицам. Не нужно быть финансистом, чтобы их вести, нужно один раз понять, зачем каждая.
Первый отчёт это движение денег, его часто называют ДДС. Он отвечает на детский вопрос: сколько денег пришло, сколько ушло и что осталось. Именно он показывает кассовые разрывы заранее, а не в день, когда нечем платить зарплату. Это самый важный отчёт для выживания, и начинать стоит именно с него.
Второй отчёт это прибыли и убытки, его называют ОПиУ или просто пиэндэль. Он отвечает на главный вопрос собственника: заработал я в этом месяце или нет. И вот тут случается прозрение, потому что деньги на счёте и прибыль это совсем не одно и то же.
Третий отчёт это баланс. Он показывает, из чего вообще состоит ваш бизнес: сколько денег, сколько в товаре, сколько вам должны и сколько должны вы. Для старта он не обязателен, но когда дорастёте до него, появится полная картина.
Почему деньги на счёте и прибыль это разные вещи
Вот сердце всей проблемы. Остаток на счёте обманывает, потому что в нём перемешаны чужие деньги, ваши будущие обязательства и реальная прибыль. Несколько примеров, и вы узнаете свою ситуацию.
Вам пришёл аванс за проект, который делать ещё два месяца. На счёте густо, настроение отличное, вы чувствуете себя богатым. Но эти деньги ещё не ваши, вы их не заработали, вам только предстоит отработать. Потратите сейчас на своё, а через месяц нечем будет платить за материалы по этому же проекту.
Обратная история. Вы отгрузили товар, сделали работу, прибыль есть, а денег нет, потому что клиент заплатит через сорок пять дней. На бумаге вы в плюсе, а в кошельке пусто, и платить зарплату не из чего. Это и есть кассовый разрыв, и от него гибнут даже прибыльные компании.
Третье. Вы вложили выручку в большую закупку товара со скидкой. Деньги со счёта исчезли, кажется, что месяц провальный. А на самом деле деньги не потеряны, они просто превратились в товар на складе и вернутся, когда он распродастся. Без учёта вы этого не видите и начинаете паниковать на ровном месте.
Боль: личные и бизнес-деньги слиплись в один карман
У большинства небольших предпринимателей деньги бизнеса и деньги семьи живут вперемешку. Сняли с бизнеса на продукты, доложили из личных на закупку, и уже невозможно понять, бизнес вас кормит или вы кормите бизнес.
Лечится это одним решением, которое стоит принять сегодня. Бизнес и собственник это два разных кошелька. Бизнес зарабатывает деньги, а вам платит фиксированную зарплату за то, что вы в нём работаете, и дивиденды из прибыли за то, что вы владелец. Как только вы разведёте эти потоки, сразу станет видно, сколько на самом деле приносит дело и не живёте ли вы втихую за его счёт, проедая оборотные деньги.
Боль: не понимаете, на чём зарабатываете, а на чём теряете
Когда всё свалено в общий котёл, кажется, что бизнес прибыльный в целом. А стоит разложить по направлениям, услугам или товарам, и выясняется, что одно направление кормит всех, второе работает в ноль, а третье вы тащите в убыток, просто потому что привыкли и жалко бросить.
Управленческий учёт позволяет считать прибыль не общей кучей, а по каждому направлению и даже по каждому крупному клиенту. С этими цифрами вы перестаёте распыляться: усиливаете то, что приносит деньги, и спокойно закрываете то, что их съедает, без сожалений и иллюзий.
Как начать вести: таблица или сервис
Начать можно буквально в таблице. Заведите простой отчёт о движении денег: дата, откуда пришло или куда ушло, сумма, категория. Уже через месяц такой дисциплины вы увидите про свой бизнес больше, чем за весь прошлый год. Это бесплатно и подходит, чтобы понять саму логику.
Проблема таблицы в том, что её надо заполнять руками, она легко ломается, в ней тяжело сводить несколько счетов и невозможно быстро увидеть прогноз. Как только операций становится много, таблица превращается в отдельную работу, на которую не хватает вечеров.
Тогда на сцену выходят специальные сервисы. Они сами подтягивают операции из банка, раскладывают их по категориям, строят все три отчёта, показывают прибыль по направлениям и предупреждают о будущем кассовом разрыве заранее. Вы перестаёте сводить цифры и начинаете их читать.
Простой пример, где спряталась прибыль
Возьмём небольшую мастерскую. За месяц она получила два миллиона выручки, и собственник уверен, что заработал, ведь денег приходило много. Начинаем раскладывать. Закупка материалов съела восемьсот тысяч, аренда и коммуналка двести, зарплаты мастерам полмиллиона, налоги и взносы двести тысяч, реклама сто. Остаётся двести тысяч, и вот это уже похоже на прибыль.
Но собственник весь месяц брал из кассы на личные нужды по чуть-чуть и набрал ещё на сто пятьдесят тысяч, нигде это не отметив. В его голове бизнес принёс двести тысяч, а на счёте осталось пятьдесят, и он искренне не понимает, куда делись деньги. Стоит развести кошельки и записать выплаты себе отдельной строкой, как туман рассеивается: бизнес честно заработал двести, просто сто пятьдесят из них владелец уже потратил на себя. Никакой пропажи нет, есть отсутствие учёта.
Платёжный календарь спасает от паники в день зарплаты
Когда движение денег ведётся регулярно, из него вырастает платёжный календарь, и это, пожалуй, самый спокойный инструмент в арсенале собственника. Вы видите на недели вперёд, что и когда вам должны заплатить и что и когда должны заплатить вы. Если двадцать пятого зарплата, а деньги от клиента придут только тридцатого, вы узнаёте об этом не двадцать четвёртого вечером в холодном поту, а заранее, и спокойно договариваетесь о переносе или придерживаете подушку. Кассовый разрыв страшен не сам по себе, а своей внезапностью, а календарь эту внезапность убирает.
Вот сервисы управленческого учёта, которые работают с российскими банками и говорят на языке собственника, а не бухгалтера.
