Команда пять лет живёт в Trello: доски по клиентам, чек-листы, вложения, история обсуждений. Всё работает, пока однажды не нужно продлить платный тариф, а российская карта не проходит. Или юрист спрашивает, где хранятся данные клиентов, и ответ «на серверах в США» ему не нравится.
Переезд пугает не выбором сервиса, а страхом потерять накопленное. Разберём, когда действительно пора уходить, как выбрать замену под свою команду и как перенести доски, не остановив работу.
Нужно ли уходить прямо сейчас
Если бесплатный Trello устраивает, доски не содержат персональных данных клиентов и вы готовы к риску внезапной блокировки, спешить не обязательно. Но есть ситуации, когда тянуть не стоит:
Нужен платный тариф, а оплатить российской картой нельзя. Atlassian, которой принадлежат Trello и Jira, ушла с российского рынка.
В задачах есть данные клиентов: имена, телефоны, адреса. По закону о персональных данных их нужно хранить в России.
Вы работаете на старой серверной Jira. Её поддержка закончилась, обновлений безопасности больше не будет.
Команда растёт, и лимиты бесплатного тарифа уже мешают.
Если совпал хотя бы один пункт, лучше переехать спокойно сейчас, чем в спешке после блокировки.
Сначала поймите, что вам нужно
Trello и Jira это очень разные инструменты, и замены у них тоже разные.
Вы в Trello ради простых досок «сделать, в работе, готово». Вам нужен лёгкий трекер, который команда освоит за день.
Вы в Jira ради спринтов, сложных процессов, зависимостей задач и отчётов. Нужен инструмент с настраиваемыми процессами и аналитикой.
Вам нужны задачи вместе с клиентами и продажами. Тогда стоит посмотреть на систему «всё в одном».
Честный совет: не выбирайте сервис «на вырост». Самая частая причина неудачного переезда в том, что команду пересаживают с простой доски на мощный инструмент, которым никто не хочет пользоваться.
Замена Trello: простые доски
YouGile бесплатен для команд до десяти человек, стартовать очень легко, а в каждой задаче есть свой чат. Это удобно, когда обсуждения раньше жили в мессенджере. Минус: при активной команде чатов становится много, и появляется шум.
Weeek даёт канбан-доски, календарь и встроенную базу знаний, серверы в России, платные тарифы от 199 ₽ в месяц. Интерфейс лёгкий, но плагинов меньше, чем у Trello, и аналитика базовая. Чем эти два сервиса отличаются в деталях, мы разобрали на странице «YouGile или Weeek».
Замена Jira: процессы и аналитика
Kaiten часто выбирают именно как замену Jira и Trello одновременно. Можно вывести несколько досок на один экран, учитывать время по задачам, строить графики сгорания. Есть бесплатный тариф, платные от 185 ₽ в месяц. Интерфейс может показаться перегруженным, команде понадобится время на обучение.
Яндекс Трекер подойдёт командам разработки и тем, кто уже работает в Яндекс 360: настраиваемые процессы, мощная автоматизация, большие нагрузки. Входит в Яндекс 360 от 819 ₽ в месяц. Интерфейс инженерный, для нетехнической команды порог входа высокий.
Если нужно всё в одном месте
Когда задачи тесно связаны с клиентами, сделками и звонками, отдельный трекер создаёт ещё одно окно, в котором теряется информация. Здесь стоит посмотреть Битрикс24: задачи, CRM, чаты и документы в одной системе, есть бесплатный старт, платные тарифы от 1 990 ₽ в месяц. Но внедрение тяжёлое, а функций больше, чем нужно небольшой команде.
Как понять, что задачам уже нужна CRM, мы рассказывали в статье «Заявки теряются в переписках».
Как перенести доски без потерь
Проведите ревизию. Закройте и заархивируйте старые доски и выполненные задачи. Переносите только то, что живо.
Выгрузите данные. Из Trello доску можно экспортировать в JSON, из Jira задачи выгружаются в CSV. Вложения лучше скачать отдельно: они переносятся не всегда.
Проверьте импорт. У большинства российских трекеров есть импорт из Trello, у части ещё и из Jira. Сделайте пробный перенос одной доски и проверьте, сохранились ли описания, чек-листы, исполнители и сроки.
Перенесите одну команду. Неделю поработайте в новом сервисе одним отделом. Соберите вопросы и неудобства.
Перенесите остальных и назначьте дату, после которой старые доски только для чтения.
Не держите два трекера параллельно дольше двух-трёх недель. Иначе часть задач неизбежно останется в старом, и вы вернётесь к тому, от чего уходили.
