Электронная подпись теперь отвечает на вопрос, кто подписал документ, а доверенность отвечает, от чьего имени. С 1 сентября 2024 года сотрудник подписывает отчёты и документы компании своей личной квалифицированной подписью, а право действовать за фирму подтверждает машиночитаемая доверенность, МЧД.
Спрос на эту тему в Яндексе растёт второй год подряд, а в августе 2026 года запросов про МЧД было около 280 тысяч. Разбираем, кому она действительно нужна, что поменялось с 1 февраля 2026 года и как оформить доверенность без лишних трат.
Кому нужна МЧД, а кому нет
МЧД не нужна, если вы подписываете всё сами: ИП своей подписью или директор ООО подписью руководителя. Такую подпись бесплатно выдаёт удостоверяющий центр ФНС, и полномочия владельца подтверждаются самим реестром.
МЧД нужна, как только подписывает кто-то другой:
бухгалтер сдаёт отчётность в ФНС или СФР;
менеджер подписывает УПД и акты в системе ЭДО;
внешний бухгалтер или аутсорсинговая компания работает с вашей отчётностью;
сотрудник участвует в закупках на электронных площадках.
Удостоверяющие центры больше не выпускают сотрудникам подписи «от имени организации». Сотрудник получает подпись физического лица, а МЧД связывает её с компанией.
Что изменилось с 1 февраля 2026 года
С 1 февраля действует приказ Минцифры № 1001 от 5 ноября 2025 года, который уточнил требования к МЧД:
срок действия стал обязательным реквизитом;
кроме кода полномочия нужно указывать его наименование;
о представителе достаточно указать ФИО, дату рождения, СНИЛС и ИНН;
паспортные данные представителя больше не обязательны.
Доверенности, выпущенные раньше, продолжают действовать до конца своего срока. Новые оформляйте уже по обновлённым требованиям: сервисы ФНС и операторов ЭДО подставляют нужные поля сами.
Как оформить МЧД бесплатно через ФНС
Бесплатный способ есть в личном кабинете юрлица или ИП на сайте ФНС. Порядок такой:
Руководитель входит в кабинет по своей квалифицированной подписи.
Создаёт доверенность: указывает сотрудника, его СНИЛС и ИНН, срок действия и полномочия.
Подписывает МЧД своей подписью.
Доверенность регистрируется в распределённом реестре ФНС, после чего её видят налоговая и контрагенты.
Способ бесплатный, но интерфейс не самый дружелюбный, а полномочия приходится выбирать из длинного классификатора.
Как оформить МЧД в сервисе ЭДО
Если документы с контрагентами уже ходят через ЭДО, доверенность удобнее выпустить там же. В Контур.Диадок МЧД для сотрудников оформляются и хранятся внутри сервиса, а входящие документы в нём бесплатны. В Saby Docs (СБИС) машиночитаемые доверенности подключаются отдельной услугой от 380 ₽, зато роуминг со всеми операторами входит в базовый тариф.
Плюс такого способа в том, что сервис сам подскажет нужные полномочия для УПД, счетов-фактур и актов и проверит доверенность при подписании. Что такое УПД и как его заполнить, разбирали в отдельной статье.
Какие полномочия и срок указать
Не стоит выдавать доверенность «на всё». Указывайте полномочия под конкретные задачи сотрудника: подписание первичных документов, счетов-фактур, сдачу отчётности в ФНС. Чем уже полномочия, тем меньше риск, если сотрудник ошибётся или уволится.
Срок выбирайте практичный, например год: достаточно, чтобы не переоформлять каждый месяц, и не так долго, чтобы забыть про доверенность. При увольнении сотрудника МЧД нужно отозвать в том же сервисе, где её выпускали.
Как проверить МЧД контрагента
Вопрос возникает с другой стороны: вам пришёл УПД, подписанный не директором поставщика, а его сотрудником. Такой документ имеет силу, только если у подписанта есть действующая МЧД с нужным полномочием.
Большинство сервисов ЭДО проверяют это автоматически: показывают, к какой доверенности привязана подпись, действует ли она и есть ли в ней право подписывать этот тип документа. Если сервис не проверяет, доверенность можно найти в распределённом реестре ФНС по её номеру и ИНН компании. Проверять стоит хотя бы крупные поставки и акты: документ, подписанный без полномочий, в споре легко оспорить.
Частые ошибки
Нет нужного полномочия. Документ подписан, но контрагент или налоговая его отклоняет: в доверенности нет права подписывать именно этот тип документа.
Истёк срок. Отчёт уходит, а приём не проходит. Поставьте напоминание за месяц до окончания.
Доверенность не зарегистрирована. Для отчётности в ФНС МЧД должна быть в распределённом реестре.
Не отозвана после увольнения. Бывший сотрудник формально сохраняет право подписи.
