Покупатель прислал договор и приписку: «Закрывающие документы только УПД, акт и счёт-фактуру не присылайте». Вы на упрощёнке, НДС не платите, и первая мысль: а мне вообще можно выставлять УПД? Можно. И даже удобнее, чем два отдельных документа.
Ниже разберём, что такое УПД, чем статус 1 отличается от статуса 2, как заполнить документ по строкам и что поменялось в форме с 1 апреля 2026 года.
Что такое УПД простыми словами
УПД, универсальный передаточный документ, объединяет в одном бланке накладную или акт и счёт-фактуру. Им подтверждают отгрузку товаров, выполнение работ, оказание услуг и передачу имущественных прав.
ФНС предложила эту форму ещё в 2013 году как рекомендованную. Обязательной она не стала: закон требует, чтобы в первичном документе были нужные реквизиты, а на каком бланке, решаете вы. Но многие покупатели, особенно компании на общей системе, просят именно УПД, потому что его проще проводить и хранить.
С 2026 года УПД фактически стал главным документом для электронного документооборота: отдельные электронные форматы акта и накладной ушли, остался формат УПД 5.03. Если вы обмениваетесь документами через ЭДО, работать придётся с ним.
Статус 1 или статус 2: какой ставить
В левом верхнем углу бланка есть поле «Статус». От него зависит, чем документ будет для покупателя.
Статус 1. УПД одновременно первичный документ и счёт-фактура. Ставят плательщики НДС. По такому документу покупатель берёт НДС к вычету.
Статус 2. Только первичный документ, замена акта или накладной. Ставят те, кто НДС не платит: ИП и ООО на УСН с освобождением, ИП на патенте.
Здесь есть ловушка для упрощенцев. С 2026 года освобождение от НДС на УСН действует только при доходе до 20 млн ₽ в год. Перешагнули порог, и со следующего месяца вы плательщик НДС: в УПД нужен статус 1, ставка и сумма налога. Ставить статус 1 «на всякий случай» без НДС тоже не стоит: счёт-фактуру с выделенным налогом придётся потом этот налог заплатить.
Как заполнить УПД по строкам
Шапка документа повторяет счёт-фактуру. Идём сверху вниз.
Шапка
Строка 1: номер и дата. Нумерация сквозная, в хронологическом порядке.
Строка 1а: номер и дата исправления. Заполняется, только если вы исправляете уже выставленный УПД.
Строки 2, 2а, 2б: продавец, его адрес, ИНН и КПП. У ИП КПП нет, ставится только ИНН.
Строки 3 и 4: грузоотправитель и грузополучатель. Для работ и услуг ставят прочерки. Если отгружаете сами, пишут «он же».
Строка 5: номер и дата платёжки, если покупатель платил авансом.
Строка 5а: документ об отгрузке: номер строки таблицы и номер с датой самого УПД.
Строка 5б: новая, о ней ниже.
Строки 6, 6а, 6б: покупатель, адрес, ИНН и КПП.
Строка 7: валюта, обычно «Российский рубль, 643».
Строка 8: идентификатор госконтракта. В обычных сделках прочерк.
Таблица
В таблице по строке на каждый товар или услугу: код, наименование, единица измерения, количество, цена, стоимость без налога, ставка, сумма налога и итог. При статусе 2 в графе ставки пишут «без НДС». Для импортных товаров заполняют страну происхождения и номер декларации, для прослеживаемых товаров отдельные графы в конце таблицы. Если прослеживаемых товаров нет, эти графы оставляют пустыми или с прочерками.
Подписи и нижняя часть
Внизу указывают основание передачи (договор, его номер и дата), кто передал и кто получил, даты отгрузки и получения. ИП подписывает сам. В ООО при статусе 1 подписывают руководитель и главный бухгалтер или сотрудники по доверенности, при статусе 2 достаточно подписи того, кто отвечает за операцию.
Что изменилось в форме с 1 апреля 2026 года
Бланк УПД построен на форме счёта-фактуры, а её в начале 2026 года обновили. С января по март новую форму можно было применять добровольно, с 1 апреля она обязательна.
Строка 5б. Реквизиты авансового счёта-фактуры, если отгрузка идёт в счёт ранее полученной предоплаты. Для статуса 1 обязательна, для статуса 2 по желанию.
Данные ИП. Вместо реквизитов старого свидетельства о регистрации указывают ОГРНИП и дату его присвоения.
Прослеживаемые товары. Стоимость в графах прослеживаемости указывают в рублях и копейках.
Если вы на УСН без НДС и выставляете УПД со статусом 2, изменения вас почти не касаются. Но бланк лучше обновить, чтобы у покупателя не возникло вопросов.
Когда выставлять УПД
Первичный документ составляют при совершении операции или сразу после неё. Для УПД со статусом 1 действует срок счёта-фактуры: не позже пяти календарных дней после отгрузки. На практике проще выставлять УПД в день отгрузки или подписания работ, чтобы не держать сроки в голове.
За отсутствие первичных документов налоговая штрафует по статье 120 НК: от 10 до 30 тыс. ₽ в зависимости от того, сколько периодов затронуто, а если из-за этого занижена база, то 20% от недоплаты, но не меньше 40 тыс. ₽. Для небольшого бизнеса неприятно, особенно когда документ просто забыли сделать.
Где делать УПД, чтобы не заполнять руками
Заполнять бланк в Excel можно, но на третьем документе начинаются опечатки в ИНН и нумерации. В онлайн-бухгалтерии УПД обычно собирается из выставленного счёта: реквизиты подтягиваются из карточек, номер ставится по порядку, документ сразу попадает в учёт.
Для ИП на упрощёнке с простыми продажами хватает Контур.Эльба: сервис считает налоги и сдаёт отчётность, так что документы и декларация живут в одном месте. Если есть товарный учёт или ООО на общей системе, смотрите Моё дело, у него встроенный учёт товаров и поддержка ОСНО. Чем они отличаются на практике, мы разобрали в сравнении Эльбы и Моего дела.
Если счёт открыт в Точке и вы на «доходах», Точка Бухгалтерия для вас бесплатна. Для компаний с бухгалтером, которому нужен привычный интерфейс, подойдёт 1С:Фреш, но без подготовки в нём тяжело.
Продаёте маркированные товары юрлицам? Тогда УПД через ЭДО обязателен: без него товар не перейдёт к покупателю в системе маркировки. Подробности в статье про «Честный знак» для селлера.
Частые ошибки
Статус 1 у продавца без НДС. Покупатель может принять налог к вычету, а вам придётся его заплатить.
Дата УПД позже реальной отгрузки. Расходы у покупателя и доходы у вас окажутся в разных периодах.
Старая форма без строки 5б после 1 апреля 2026 года у плательщика НДС. Покупатель вправе попросить переделать.
Нет подписи получателя. Без неё документ не подтверждает, что товар или услугу приняли.
