Вы открыли ИП, первые клиенты платят переводом на карту или по QR-коду, и всё вроде работает. Потом знакомый бухгалтер спрашивает: «А чеки ты пробиваешь?» И становится неуютно, потому что кассы у вас нет, а платежей уже несколько десятков.
Разберём по-простому: когда касса обязательна, кому закон разрешает без неё работать, сколько стоит нарушение и как поставить кассу без покупки дорогого терминала.
Одна оговорка сразу. Правила про кассы живут в законе 54-ФЗ и регулярно уточняются. Перед решением сверьтесь с актуальной редакцией на сайте ФНС: там есть удобный сервис с вопросами «нужна ли мне касса».
Главное правило: платит человек, значит нужен чек
Если вам платит физическое лицо, касса почти всегда нужна. Неважно, как именно пришли деньги: наличными, картой через терминал, по QR-коду через СБП, по ссылке на оплату или переводом на расчётный счёт по реквизитам. Во всех этих случаях покупатель должен получить кассовый чек, бумажный или электронный.
Частая ошибка: считать, что безналичные переводы «не считаются». Считаются. Перевод по QR-коду от покупателя это такой же расчёт, как оплата наличными.
С компаниями и другими ИП проще. Если они платят вам по счёту с расчётного счёта, касса не нужна. Но если представитель компании расплачивается корпоративной картой в вашем магазине, чек пробить нужно.
Кто может работать без кассы
Исключений немного, и у каждого есть условия.
Самозанятые. Касса не нужна, чек формируется в приложении «Мой налог» и отправляется клиенту. Подробно о работе с плательщиками НПД мы писали в статье про самозанятых без рисков.
ИП на патенте по отдельным видам деятельности. Закон перечисляет виды, для которых касса не требуется. Это не весь патент целиком, а конкретный список, поэтому проверяйте свой код деятельности.
Отдельные виды торговли и услуг. Например, продажа газет и журналов в киосках, торговля на розничных рынках и ярмарках с ограничениями по товарам, ремонт обуви, изготовление ключей, присмотр за детьми и больными.
Отдалённые и труднодоступные местности. Их перечень утверждают регионы. Если ваш населённый пункт в него входит, можно работать без кассы или без передачи данных в ОФД.
Важная деталь: если вы продаёте маркированные товары или подакцизные, большинство исключений не действует. Касса нужна даже там, где в остальном закон разрешает без неё.
Что будет, если работать без кассы
Штрафы за кассы прописаны в статье 14.5 КоАП. На момент написания статьи для ИП они такие:
Расчёт без кассы. От четверти до половины суммы, которую провели мимо кассы, но не меньше 10 000 ₽. Для организаций от трёх четвертей до полной суммы, но не меньше 30 000 ₽.
Повторное нарушение на сумму от миллиона рублей может закончиться приостановкой деятельности на срок до 90 суток.
Чек не выдали или не отправили покупателю. Предупреждение или штраф около 2 000 ₽ для ИП.
Посчитаем на примере. Мастер за полгода получил переводами 600 000 ₽ без чеков. Штраф может составить от 150 000 до 300 000 ₽. Это больше, чем несколько лет обслуживания кассы.
Есть и хорошая новость. Если вы сами нашли ошибку, пробили чек коррекции и сообщили в налоговую до того, как она узнала о нарушении, штрафа можно избежать. Так что начать пробивать чеки лучше сегодня, чем ждать проверки.
Из чего складывается стоимость кассы
Касса это не только устройство. Расходы состоят из нескольких частей:
Само устройство или облачная касса. Покупка обычно стоит от 15 000 до 40 000 ₽, аренда облачной кассы от 800 до 2 500 ₽ в месяц.
Фискальный накопитель. От 7 000 до 17 000 ₽, срок службы 15 или 36 месяцев в зависимости от режима налогообложения и вида деятельности.
Оператор фискальных данных. Обычно от 2 000 до 4 000 ₽ в год за одну кассу.
Программа для кассы и учёта. Часто это ежемесячная подписка.
Эквайринг. Комиссия банка за оплату картой, обычно от 1,5 до 2,5% с платежа. Оплата через СБП, как правило, дешевле.
В сумме первый год для небольшого бизнеса с одной кассой выходит примерно от 20 000 до 60 000 ₽. Дальше дешевле, потому что устройство уже куплено.
Покупать или арендовать
Если вы только начинаете или не уверены, что бизнес пойдёт, аренда выглядит разумнее. Не нужно сразу выкладывать крупную сумму, а при закрытии проекта касса просто возвращается.
Например, МодульКасса сдаёт кассу в аренду вместо покупки, подписка начинается от 825 ₽ в месяц, и она работает с маркировкой. Подойдёт небольшой рознице и доставке. Для сложного учёта со складами и производством понадобится отдельная система.
Если нужно готовое устройство с кучей приложений, посмотрите Эвотор. Подписка от 3 990 ₽ в год, касса оплачивается отдельно, эквайринг встроенный, и касса работает даже без интернета. Минус в том, что многие полезные приложения из маркета требуют своей ежемесячной подписки, и итоговый чек растёт незаметно.
Когда нужна касса с товароучётом
Магазину с маркированной продукцией, алкоголем или кафе недостаточно просто пробивать чеки. Нужно работать с «Честным знаком», ЕГАИС, а иногда и с «Меркурием».
Здесь стоит посмотреть Контур.Маркет: он поддерживает маркировку, ЕГАИС и Меркурий, интегрируется с 1С, а поддержкой занимается Контур. Тарифы от 1 400 ₽ в месяц, но часть модулей докупается отдельно, так что считайте полную стоимость под свою задачу.
Если продажи идут ещё и на маркетплейсах, учёт лучше держать в одном месте. Как не запутаться в деньгах при нескольких каналах продаж, мы разбирали в статье «Оборот есть, а денег нет».
Чеки и бухгалтерия
Данные с кассы уходят в налоговую через ОФД, поэтому выручка по кассе и выручка в декларации должны сходиться. Проще всего, когда онлайн-бухгалтерия сама подтягивает чеки. Как настроить учёт ИП без бухгалтера, читайте в нашем гиде по онлайн-бухгалтерии.
