Продавец кассы называет цену устройства, и кажется, что это вся сумма. Потом приходит счёт за фискальный накопитель, за оператора данных, за подписку на программу, а банк каждый месяц удерживает процент с оплат картой. Через год выясняется, что касса обошлась в два-три раза дороже, чем планировали.
Соберём полный бюджет заранее: из каких частей он состоит, сколько стоит каждая, и сколько в итоге платят за год магазин у дома, мастер услуг и точка с маркированным товаром.
Цены ниже указаны диапазонами, как обычно бывает на рынке. Точные суммы зависят от региона, банка и тарифа, поэтому перед покупкой запросите расчёт у двух-трёх поставщиков.
Пять статей расходов
Любая онлайн-касса, хоть коробка на прилавке, хоть облачная для интернет-магазина, складывается из одних и тех же частей.
Устройство. Покупка обычно от 15 000 до 40 000 ₽ за смарт-терминал. Альтернатива: аренда от 800 до 2 500 ₽ в месяц.
Фискальный накопитель (ФН). Чип, который хранит и подписывает чеки. От 7 000 до 17 000 ₽, служит 15 или 36 месяцев.
Оператор фискальных данных (ОФД). Передаёт чеки в налоговую. Обычно от 2 000 до 4 000 ₽ в год за одну кассу.
Программа. Кассовое приложение и товароучёт, чаще всего по подписке.
Эквайринг. Процент банка с каждой оплаты картой или по QR-коду.
Первые три пункта нужны по закону, без них касса не работает. Последние два зависят от того, как устроен ваш бизнес. Если вы ещё не уверены, нужна ли касса вообще, начните со статьи о том, кто обязан её применять.
Фискальный накопитель: 15 или 36 месяцев
Это самая заметная разовая трата после устройства, и на ней можно сэкономить, если выбрать правильный срок.
Накопитель на 36 месяцев обычно разрешён ИП на УСН и патенте, которые оказывают услуги или торгуют обычными товарами. На 15 месяцев приходится ставить, например, при общей системе налогообложения, продаже подакцизных товаров или сезонной работе. Какой срок подходит вам, подскажет продавец кассы или бухгалтер.
Разница ощутима: длинный накопитель стоит дороже, но за три года вы меняете его один раз вместо двух-трёх. Не забудьте, что замена ФН требует перерегистрации кассы в налоговой. Многие сервисы делают это бесплатно, но уточните заранее.
Эквайринг: где на самом деле уходят деньги
Процент банка кажется мелочью, пока не посчитаешь. При обороте 300 000 ₽ в месяц по картам комиссия 2% это 6 000 ₽ ежемесячно, или 72 000 ₽ за год. Больше, чем вся остальная касса вместе взятая.
Оплата картой через терминал: обычно от 1,5 до 2,5% с платежа.
Оплата через СБП по QR-коду: для большинства видов бизнеса заметно дешевле, как правило до 0,7%.
Оплата по ссылке в интернете: обычно от 2 до 3,5%.
Отсюда простой способ сэкономить: предложите клиентам платить по QR-коду. Повесьте табличку у кассы, скажите пару слов при расчёте. Даже если половина оплат перейдёт в СБП, экономия за год составит десятки тысяч рублей.
Сценарий 1: мастер или студия услуг
Небольшой поток клиентов, товаров почти нет, платят картой и переводом. Сложный учёт не нужен, главное пробивать чеки.
Разумный вариант: аренда кассы с недорогой подпиской. Например, МодульКасса сдаёт кассу в аренду вместо покупки, подписка от 825 ₽ в месяц. Не нужно сразу платить за устройство, а если бизнес не пойдёт, касса просто возвращается.
Итого за первый год: примерно от 15 000 до 35 000 ₽ плюс эквайринг.
Сценарий 2: небольшой магазин
Десятки чеков в день, товары нужно учитывать, иногда пропадает интернет. Здесь пригодится полноценное устройство с приложениями для склада и скидок.
Эвотор подходит как раз для такого магазина: компактное устройство, встроенный эквайринг, работа без интернета. Подписка от 3 990 ₽ в год, касса оплачивается отдельно. Учтите минус: почти каждое полезное приложение из его маркета требует своей ежемесячной оплаты, а фирменные комплектующие недешёвые. Прежде чем покупать, выпишите, какие приложения вам точно нужны, и сложите их стоимость.
Итого за первый год: примерно от 30 000 до 60 000 ₽ плюс эквайринг и приложения.
Сценарий 3: маркировка, алкоголь, кафе
Если вы продаёте товары с «Честным знаком», алкоголь или работаете в общепите, к кассе добавляется работа с государственными системами: маркировка, ЕГАИС, «Меркурий». Здесь ошибка в учёте дороже любой подписки.
Контур.Маркет поддерживает маркировку, ЕГАИС и «Меркурий», интегрируется с 1С и даёт поддержку Контура. Тарифы от 1 400 ₽ в месяц, но часть модулей докупается отдельно, поэтому просите расчёт сразу под ваш набор задач.
Итого за первый год: примерно от 45 000 до 90 000 ₽ плюс эквайринг, в зависимости от модулей и оборудования вроде сканера.
Скрытые расходы, о которых молчат
Чековая лента. Мелочь, но при большом потоке набегает несколько тысяч в год.
Сканер штрихкодов. Для маркированных товаров нужен 2D-сканер, если он не встроен в кассу.
Перерегистрация. При замене ФН или смене адреса. Где-то бесплатно, где-то платно.
Техподдержка. Иногда входит в подписку, иногда продаётся отдельно.
Чтобы расходы на кассу не растворялись в общем потоке трат, заведите для них отдельную статью в учёте. Как это сделать без бухгалтера, мы рассказывали в статье «Оборот есть, а денег нет».
