Утро понедельника. В таблице осталось 14 кружек, в личном кабинете Ozon пишет 9, на Wildberries 6, а на полке вы насчитали 11. Вчера пришли два заказа, которые нечем закрыть, и теперь либо отменять и ловить штраф, либо срочно искать товар у поставщика.
Таблица остатков хорошо работает ровно до какого-то момента. Разберём, как понять, что этот момент настал, что даёт сервис учёта и как перейти на него без недели простоя.
Когда таблицы достаточно
Не нужно подключать сервис с первого дня. Таблица справляется, если:
вы продаёте на одной площадке;
товаров до 50 позиций без размеров и цветов;
работаете со склада маркетплейса, и остатки видны в его кабинете;
заказов до двадцати в день, и вы успеваете сверять их вручную.
В этом режиме главное: одна таблица, один ответственный и сверка с кабинетом площадки хотя бы раз в неделю. Если таблиц несколько, расхождения начнутся раньше.
Пять признаков, что вы переросли таблицу
Вторая площадка. Один и тот же товар продаётся на Ozon и Wildberries со своего склада. Руками обновлять остатки на обеих вы не успеете.
Отмены из-за отсутствия товара. Даже одна-две в неделю уже бьют по рейтингу продавца и позициям карточек.
Размерная сетка. Одна футболка в пяти размерах и трёх цветах это пятнадцать строк, которые надо вести отдельно.
Непонятная прибыль. Выручка растёт, а сколько вы заработали на конкретном товаре после комиссий и логистики, сказать нельзя.
Помощник на складе. Как только остатки меняет не только владелец, таблица начинает врать.
Если совпало два пункта и больше, пора переходить. Похожие признаки есть и у продаж: о том, как понять, что таблица мешает работе с клиентами, мы писали в статье «Когда пора уходить из Excel в CRM».
Что на самом деле даёт сервис учёта
Единый склад. Один остаток на все площадки. Продали на Ozon, и на Wildberries остаток уменьшился сам.
Загрузка заказов. Заказы со всех площадок падают в одно окно, их удобно собирать.
Приёмка и списания. Пришла партия от поставщика, вы проводите её один раз, и остатки везде обновляются.
Себестоимость и прибыль. Видно, сколько товар стоил, сколько забрала площадка и что осталось вам.
Документы. Накладные, счета, акты формируются автоматически.
Главный эффект не в красивых отчётах, а в том, что исчезают отмены из-за товара, которого нет.
Какой сервис выбрать
Для большинства начинающих селлеров первым сервисом становится МойСклад. Есть бесплатный стартовый тариф, синхронизация с маркетплейсами, простой учёт остатков и автоматическая первичка. Платные тарифы от 495 ₽ в месяц. Будьте готовы, что интерфейс потребует пары вечеров на привыкание, а часть приложений платная.
Если вы работаете только с маркетплейсами и хотите сразу видеть чистую прибыль по каждому товару, посмотрите SelSup. Он держит единый склад для всех площадок, создаёт карточки сразу везде и печатает этикетки «Честного знака». Цена от 1 800 ₽ в месяц, так что при маленьком обороте он может не окупиться.
Если вы производите товар сами и нужно учитывать сырьё, спецификации и себестоимость производства, подойдёт 1С:УНФ. Функциональность мощная, но интерфейс тяжёлый, а настройка часто требует программиста. Мы подробно сравнили эти варианты на странице «МойСклад или 1С:УНФ».
Если, кроме маркетплейсов, у вас есть своя точка продаж, касса тоже должна списывать товар с общего склада. Для небольшой розницы подойдёт МодульКасса с арендой кассы и работой с маркировкой, подписка от 825 ₽ в месяц.
Как перейти за выходные
Почистите справочник. Одна позиция в таблице должна соответствовать одному артикулу на площадках. Уберите дубли и старые товары.
Проведите инвентаризацию. Пересчитайте товар на полке. Начинать учёт с неверных остатков нет смысла.
Загрузите товары в сервис. Почти все умеют импорт из таблицы.
Подключите площадки. Для этого нужны ключи доступа из личных кабинетов Ozon и Wildberries. Сервис подскажет, где их взять.
Сопоставьте артикулы. Проверьте, что товар в сервисе связан с правильной карточкой на каждой площадке.
Включите передачу остатков. Сначала на одной площадке, через пару дней на второй.
Первую неделю продолжайте сверять остатки вручную раз в день. Если всё сходится, таблицу можно отправлять в архив.
Сколько это стоит и когда окупается
Для небольшого селлера расходы на сервис учёта обычно от 0 до 3 000 ₽ в месяц. Для сравнения: одна отмена по вине продавца может стоить штраф, падение карточки в выдаче и потерянные продажи на следующие недели. Обычно сервис окупается, как только исчезают две-три отмены в месяц.
Чтобы видеть, сколько на самом деле зарабатывает магазин, учёта товаров мало, нужен ещё учёт денег. Об этом наша статья «Оборот есть, а денег нет».
